Đặt vé trên website chính thức của Vietnam Airlines
Để hoàn vé đại lý vé máy bay đã mua trên website www.vietnamairlines.com, nhân viên của đại lý có thể thực hiện tuần tự các thao tác để phía hãng hàng không có những hỗ trợ kịp thời đó là: điền cho tiết các thông tin vé và khách hàng vào Mẫu Đăng ký hoàn vé và gửi thư điện tử tới địa chỉ refund-online@vietnamairlines.com hoặc liên hệ các chi nhánh của Vietnam Airlines. Trong nhiều trường hợp cũng có thể liên hệ trực tiếp với đại lý vé máy bay cấp 1 (với trường hợp khách hàng muốn hoàn vé là khách hàng của đại lý cấp 2) để có những hỗ trợ phù hợp.
Khi đại lý vé máy bay chọn cách gửi yêu cầu hoàn vé qua thư điện tử, yêu cầu hoàn vé phải được gửi từ địa chỉ thư điện tử mà đại lý đã đăng ký trong quá trình đặt chỗ, mua vé, nếu không yêu cầu hoàn vé của đại lý sẽ không được chấp nhận. Như vậy có nghĩa là nếu đại lý vé máy bay sử dụng email của đại lý để đặt vé cho khách hàng thì khi hoàn vé cũng phải sử dụng email này để làm thủ tục hoàn vé với hãng hàng không chứ không phải là sử dụng email của khách hàng.
Đối với vé được đại lý vé máy bay thanh toán sau bằng tiền mặt tại các chi nhánh ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam (VCB) và ngân hàng Kỹ thương Việt Nam (TCB), đại lý vui lòng đến các chi nhánh của Vietnam Airlines tại Việt Nam để hoàn vé.
Tùy thuộc vào điều kiện của giá vé, việc hoàn vé của đại lý có thể bị thu phí hoặc không được phép. Tiền hoàn vé sẽ được chuyển về thẻ hoặc tài khoản đại lý đã sử dụng khi mua vé.